Nghề Nghiệp Nhân Viên Văn Phòng

Trong suy nghĩ của nhiều người, việc làm văn phòng nói chung và việc làm hành chính nhân sự nói riêng là những người làm công việc nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, nhân viên hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm. Mời bạn đọc cùng JobsGO tìm hiểu chi tiết về công việc của một nhân viên hành chính văn phòng trong bài viết dưới đây.

Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Nhân viên hành chính văn phòng phải đảm nhiệm một khối lượng công việc lớn, dưới đây là một số nhiệm vụ, công việc chính mà họ phải thực hiện:

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên hành chính văn phòng là quản lý tài liệu và hồ sơ. Điều này bao gồm:

Cơ Hội Phát Triển Cho Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Nhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế là ngành này cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc như sau:

Mức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí:

Yêu cầu của cấp bậc này là nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên. Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí có thể làm bao gồm:

Khi đã đạt đến một trình độ chuyên môn nhất định, có hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc phong phú, nhân viên hành chính văn phòng có cơ hội được thăng cấp thành trưởng phòng/giám đốc hành chính ( với mức lương 25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ), những vị trí này yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.

Dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng công việc nhân viên hành chính văn phòng vẫn là một vị trí đáng thử sức với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài.

Quản Lý Lương, Thưởng Hàng Tháng

Nhân viên hành chính văn phòng thường hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc quản lý lương và thưởng:

Quản lý lịch trình là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên hành chính văn phòng:

Nhân viên hành chính văn phòng thường hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc quản lý hồ sơ nhân viên:

Tìm Kiếm Việc Làm Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Ở Đâu?

Có mối quan hệ sẽ giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề, trong đó có cả công việc. Hơn nữa, công việc văn phòng thì ở bất cứ đâu cũng cần nên chắc chắn bạn sẽ kiếm được nhiều công việc tốt cho mình.

Ngoài ra, có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải các thông tin tuyển trên ứng dụng, trang web tìm việc của JobsGO. Vì thế, ứng viên có vô vàn lựa chọn cho công việc nhân viên hành chính văn phòng. Đặc biệt, thông tin tuyển dụng cũng như hồ sơ ứng tuyển được thực hiện nhanh chóng, đơn giản ngay trên điện thoại, máy tính. Việc của bạn chỉ là tải App tìm việc JobsGO về điện thoại hoặc truy cập vào trang web jobsgo.vn và hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển là có thể ứng tuyển vị trí công việc mình muốn.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Foxconn - Tập đoàn Khoa Học Kỹ Thuật Hồng Hải Tập đoàn Khoa Học Kỹ Thuật Hồng Hải thành lập năm 1974 tại Đài Loan với quy mô lớn nhất thế giới trong lĩnh vực điện tử, công nghệ thông tin và máy tính. Tháng 3 năm 2007, Tập Đoàn bắt đầu xây dựng nhà xưởng tại Bắc Ninh, Bắc Giang, và một số tỉnh của Viêt Nam. Sản phẩm đa dạng trên nhiều lĩnh vực liên quan đến máy tính, công nghệ thông tin, hàng điện tử tiêu dùng, linh kiện ô tô, thiết bị bán dẫn và công nghệ bảo vệ môi trường .v.v… 1. Nhà máy Quế Võ – Bắc Ninh Tên : Công ty TNHH Funing Precision Component Địa chỉ: Lô C3, Khu công nghiệp Quế Võ, Xã Vân Dương, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh Tel : 02413.856.888 2. Nhà máy Đồng Vàng – Bắc Giang Tên: Công ty TNHH Fuhong Precision Component (Bắc Giang) Địa chỉ: Khu công nghiệp Đình Trám, Huyện Việt Yên, Tỉnh Bắc Giang Tel: 02403.662.888

Địa chỉ: Lô C3, Khu công nghiệp Quế Võ, Xã Vân Dương, TP Bắc Ninh

Điện thoại: 02043 662 888 máy lẻ 22675

Website: http://foxconn.com.vn/

Hành Chính Văn Phòng Là Gì?

Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Tiếp sau đây, JobsGO sẽ trả lời câu hỏi nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Hỗ Trợ Liên Lạc, Tiếp Đón Đối Tác

Nhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp:

Xem thêm: Kế Toán Doanh Nghiệp Là Gì? Vai Trò, Nhiệm Vụ Và Những Yêu Cầu Tuyển Dụng

Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Là Gì?

Để biết nhân viên hành chính văn phòng là gì, trước tiên chúng ta cần làm rõ khái niệm hành chính văn phòng:

Yêu Cầu Cần Có Đối Với Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

Công việc của 1 nhân viên hành chính văn phòng khá nhiều. Vì thế nếu bạn đang muốn theo ngành này thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:

Để trở thành nhân viên hành chính văn phòng, ứng viên cần phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên ở các chuyên ngành liên quan như: quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, hành chính, các ngành khoa học xã hội khác,…

Ngoài ra, các ứng viên còn cần thêm các chứng chỉ như: chứng chỉ tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint…), chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC, TOPIK, HSK, JLPT hoặc chứng chỉ của ngôn ngữ khác tùy yêu cầu công việc),…

Xem thêm: Kỹ Sư Là Làm Gì? Tổng Hợp Kiến Thức Cần Biết Cho Người Kỹ Sư Tương Lai

Nhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian để duy trì đúng tiến độ công việc, tránh để tình trạng công việc rơi vào trạng thái căng thẳng, gấp rút.

Làm việc nhóm là một phần không thể thiếu trong hầu hết các môi trường văn phòng, công sở. Việc hợp tác với đồng nghiệp từ các phòng ban khác nhau, chia sẻ thông tin và kiến thức với thành viên trong nhóm là rất quan trọng. Nhân viên văn phòng cũng cần biết cách điều phối, phân công công việc cũng như giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm khi cần thiết.

Nhân viên hành chính văn phòng phải có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích bằng lời nói và văn bản. Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử, giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe giúp họ hiểu và xử lý thông tin từ đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng một cách chính xác.

Tổ chức và lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống, quản lý hồ sơ điện tử và vật lý một cách hiệu quả là kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng nào cũng phải có. Việc áp dụng các quy trình lưu trữ và bảo mật thông tin đúng cách giúp công việc trở nên thuận tiện hơn.

Trong thời đại số hóa, nhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Thêm vào đó, việc sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, Google Workspace cũng vô cùng cần thiết.

Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Do vậy, nhân viên hành chính văn phòng cần có khả năng nhận diện và phân tích vấn đề một cách logic, luôn đóng vai trò như isfj người nuôi dưỡng để đưa ra các các giải pháp để giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể.

Nhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao.

Xem thêm: Executive Là Gì? Những Vị Trí Executive Phổ Biến Nhất Hiện Nay